电子招标投标对招标代理企业发展的影响与对策

2015-11-03   中国国际招标网

  一、电子招标投标系统对招标代理企业的影响与作用电子招标投标是以互联网为介质、以招标业务流程为基础,实现招标投标各参与主体在线进行项目采购交易的电子商务活动,其实质是各参与主体的网络协同作业。电子招标投标交易平台是以数据电文形式实施招标投标交易活动,对招标代理企业的影响与作用主要体现在以下几个方面:

  提高招标代理效率。电子招标投标系统致使招标采购内容标准化、业务操作规范化、文件资料格式化、业务流程固定化,大部分程序性工作由计算机取代,招标业务在程序性方面的工作将大大减少,较大程度地降低了不熟悉业务流程导致的操作风险,也较好地解放了招标业务人员的时间和精力,提高了招标采购工作效率。

  降低招标代理成本。电子招标投标交易平台使用数据电文形式开展招标投标交易活动,足不出户即可完成招标投标活动,减少了程序性方面的工作以及人力、财力的消耗;以电子标书取代传统的纸质标书,节约了大量纸张和打印耗材,实现了绿色采购。因此,极大地降低了招标代理成本,为资源节约型、环境友好型社会建设做出贡献。

  规范招标代理操作。电子招标投标交易平台实现了以互联网为载体,在线按照以信息技术手段固化并且符合招标投标法律法规要求的业务流程进行规范化的业务操作。招标业务人员必须按照设定的流程进行操作,前一项工作没完成,紧后工作则无法开始。这样一方面可有效地减少业务人员工作的随意性,有助于规范招标代理行为,从而避免业务人员因法律法规掌握不准和招标采购业务不熟练而造成的业务执行偏差。另一方面,电子招标投标给招标代理企业的管理者提供了新的管理手段。管理者通过电子招标投标交易平台实现在线监管业务人员的工作质量,发现问题可以及时纠正,将问题消灭在萌芽状态。

  降低招标代理风险。电子招标投标交易平台打破了物理时空屏障,可溯可查,增强了信息的透明度,减少了人为干扰。避免了因信息不对称而产生权力寻租的可能性,有效地防止个别招标代理人员与不法分子相互勾结,弄虚作假、暗箱操作、泄密串标事件的发生。极大地降低了投诉事件乃至招标代理风险,从而进一步提高招标代理企业的信用和社会形象。

  提升市场竞争能力。电子招标投标交易平台将招标代理企业置身于一个开放的电子商务市场中,使招标代理企业获得提高网络营销能力和更多的发展机会。同时,让招标代理企业能够对自身业务发展有客观、真实、准确地了解和认识。帮助招标代理企业转变经营管理观念,充分利用网络资源提升企业市场竞争能力。

  便于积累技术并获取资源。电子招标投标交易平台的在线业务数据可以帮助招标代理企业实现其业务技术的有效积聚和保存。同时,交易平台的开放性可以让招标代理企业获得更多的潜在资源。通过交易平台在线数据的实时更新、查找和统计功能,实现专有技术共享,克服了传统纸质档案信息的封闭、不流动的缺陷。

  市场竞争更加残酷。电子招标投标系统在提高招标代理效率的同时,也使原来不太懂招标采购业务流程的电子商务企业和其他大型财团、行业龙头或领先企业的采购部门也可以轻松开展招标采购业务。甚至一些地方负责建设运营公共服务平台的隶属于地方政府并具有服务职能的招标投标交易场所或软件开发企业也在参与招标代理市场竞争。由此,导致仅靠人脉关系承揽业务、只能从事程序性招标代理服务并且市场占有率较低的招标代理企业将面临很大挑战。

  适用范围有限。电子招标投标系统特别适用于采用通用技术进行工程建设和货物制造的招标项目以及低价采购大宗燃料、原料或高价销售大宗货物等内容标准化、流程固定化的招标项目。但对于建设或制造方案复杂、需要采用具有知识产权的专有技术甚至专利技术才能达到采购或销售目的的招标项目而言,电子招标投标就力所不及。另外,电子招标投标交易平台的投资建立和运行维护费用比较高,这也阻碍了资金和技术有限的招标代理企业自行建立与管理电子招标投标交易平台。

  二、未雨绸缪、抢夺先机,深耕细作、周全服务伴随信息技术的飞跃发展,电子商务不仅改变商品交易方式,而且正在颠覆传统的采购与供应管理模式。面对机遇和挑战,招标代理企业应着眼未来,及早借助贯彻实施《电子招标投标办法》的东风,全面加快信息化进程,建设或租赁或委托运营电子招标投标交易平台。自己建设并运营电子商务网站需要信息技术开发人员并投入巨额资金,这对于缺乏资金和信息人才的招标代理企业而言,很难做到。因此,招标代理企业最好通过共建或租赁或委托运营的方式运营自己的电子商务平台。笔者认为招标代理企业应与准备进军公共资源交易平台建设的电子商务企业(例如,必联电子商务、阿里巴巴等)进行合作,共建或租赁或委托运营电子招标投标交易平台。同时,建立类似于制造企业ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)的招标代理企业内部业务和经营管理系统并与建设或租赁或委托运营的电子商务网站进行对接。

  按照《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》,我国今后加快转变经济发展战略,放弃以高投入、高消耗、高污染换取高速度的经济增长方式;优化产业结构、大力发展服务业,将以往采用的以投资为主导拉动增长的经济发展模式改变为以消费为主导促进增长的经济发展模式。这势必造成依附固定资产投资领域(建筑行业)发展的工程咨询服务市场逐渐萎缩,致使包括招标咨询在内的工程咨询服务业步入竞争更加激烈的行业发展成熟期。为了摆脱投资建设市场竞争加剧、收益急剧降低的窘境,招标代理企业应实行多元化经营战略,除了应守住已有固定资产投资领域的工程、货物和服务类招标代理阵地外,还应创新发展途径,拓展业务范围。

  与国际惯例不同的是,我国采用专职代理机构做工程招标、用工程监理企业做项目建设监理或项目管理,而不用设计单位继续承担工程招标代理和项目建设监理工作。这就把工程招标采购从工程设计工作中割裂出来,不但使直接掌握工程设计理念、目标、内容和要求的设计工程师不能编写工程招标文件,而且造成工程项目管理的执行者—咨询或监理工程师也不能参与编写或审查工程招标文件。实践中,招标人的工程建设管理理念基本是“以进度控制为核心”,这也使得代理机构为了赶进度而没有时间熟悉和研究工程设计文件。由此,我国专职招标代理人员在工程建设管理知识结构完备以及项目经验的积累上有了很大的空缺,很多工作仅停留在简单地程序性服务。

  笔者认为,招标代理企业当前要想守住已有的建设工程招标代理阵地,就必须尽快抛弃仅局限于从事简单的程序性招标代理服务而实施的低价竞争战略。及早引进或培养一批掌握专业技术、工程项目管理和相关法律知识并且具有丰富工程建设经验的人才,实行差别化服务竞争战略。基于周全服务目的,深耕细作地策划招标方案、编写严密与完整的“合同专用条款”、编制充分反映工程设计意图的“技术标准和要求” 、制定符合项目特点的“评标细则”,为客户提供优质的招标代理服务。

  三、挖掘比较优势、创新全面发展

  我国工程咨询服务业产生于20世纪80 年代,工程咨询业务范围一般包括:建设工程投资咨询(规划咨询、项目建议书编制、项目可行性研究报告编制、项目申请报告编制、资金申请报告编制)、投资评估、环境咨询、工程设计、造价咨询、招标代理、工程监理、设备监理以及工程项目管理等项内容。其中,由原隶属于各行业政府主管部门的各类设计研究院脱钩改制(事业单位转变为中央直属企业)而成的工程咨询企业实力(人才、技术、资金、客户、公司品牌、知识产权)最强,其业务涵盖除招标代理以外的原行业各项工程咨询业务。现在这些企业正在大力发展工程总承包(EPC)业务,使之成为具有投融资和运行管理能力并且符合国际惯例的工程公司。隶属于各级地方发展改革部门的工程咨询中心目前也基本垄断地方公共工程和国有企业的建设工程投资咨询、投资评估、造价咨询和工程监理等工程咨询业务。另外,隶属于各级地方建设主管部门的设计院以及虽然已脱钩改制但仍然与建设部门各级官员具有藕断丝连关系的造价咨询、工程监理等民企依然占领各类建设工程咨询市场的半壁江山。所以,目前招标代理企业仅凭自身实力想要在固定资产投资领域扩展工程咨询服务范围的步履将会很艰难。

  反观国际,自20世纪90年代以来,为了应对市场全球化所带来的激烈竞争(产品的生命周期越来越短,产品的更新换代越来越频繁),发达国家制造业企业将过去惯用的以企业自身为中心的传统经营战略迅速转变为以用户为中心的经营战略;根据用户需求快速集成产品价值增值链和组建业务流程,扩大企业控制范围,面向产品整个供应链,把从供应商到用户的设计、采购、制造和销售等全部业务环节集成起来;采用系统控制和信息技术优化业务流程,消除业务流程中非增值的无效活动,高效率地向用户提供物有所值的商品。于是,伴随以用户为中心经营战略的使用,制造企业ERP(Enterprise Resource Planning企业资源计划)应运而生。制造业企业这种以共同协作理念来系统控制从供应商到最终用户全部业务环节的管理方式,促使了供应链管理时代的到来,并且促进供应链管理服务外包成为新兴知识密集性产业。

  供应链管理时代,采购的目的将从单一降低价格转向与供应商建立联盟关系(集成供应链),采购的本质将是围绕核心制造企业,通过对物流、信息流和资金流的控制,从原材料采购,到中间产品,最终到用户,将供应商、制造商、分销商连成一个整体的功能网链结构。在这个功能网链内,采用系统协调或优化等手段来创建产品整体价值增值优势,防止因需求预测的偏差、购买力的波动等不确定性可能给产品价值增值带来的不利影响。并将供应链上的各个环节可能发生的风险降到最小,保证供应链上的物流正常流动。采购人员需要具备市场购买力调查与用户需求预测、采购计划制订与预算编制、供应商开发与评估、合同谈判与条款拟订、成本分析与控制、供应品监造与质量控制、供应商协调与进度控制、物流配送与仓储控制、信息系统管理(利用物联网、大数据、云计算等信息技术进行各种数据采集整理与计算分析)、各类供应合同风险分析与管理、采购项目实施评价与决算审计等能力。

  对于我国制造业企业现状而言,虽然部分企业也建立了ERP,但是很少使用、形同虚设,供应链管理目前仅处在探索阶段,企业采购人员素质、能力根本不能满足上述关于供应链管理时代的采购工作要求。社会分工越来越细化,资源可以在全球实现有效调配和充分利用,制造企业的商品制造系统可以将许多业务插入服务环节,便于实现各个业务环节更加专业化,提高整体的效率。通过服务环节的智力服务,为已有的资源找到需要它的需求者,为有需要的需求者找到满意的资源。

  因此,对于招标代理企业而言,要把握好这一千载难逢的时机,充分挖掘因自身长期开展招标代理业务所具备的采购方案策划、供应商开发与评估、合同谈判与条款拟订以及客户与供应商资源等比较优势;借助建设或租赁或委托运营具有电子招标投标交易平台功能并包括机械零部件、电子元器件、化工半成品等在内的工业产品电子商务网站的东风,迅速抢夺工业产品电子商务先机。积极拓展市场购买力调查与用户需求预测、采购计划制订与预算编制、成本分析与控制、供应品监造与质量控制、供应商协调与进度控制、物流配送与仓储控制、信息系统管理、各类供应合同风险分析与管理、采购项目实施评价与决算审计等业务,使自己转型升级成为以开展供应链管理服务外包为主营业务的新兴智力服务企业。

  为此,招标代理企业应树立以关注客户的价值实现为出发点和立足点的服务经营管理观念,提前占领市场的制高点,借助物联网、大数据、云计算等信息技术致力于打造客户(核心制造企业)、供应商、最终用户的完整价值链,构建三方共赢的赋予产品高价值的商业竞争模式。从便于发挥自身招标采购服务优势前提下着手,帮助客户优化供应链管理体系,提供供应链管理咨询服务,既帮助客户采购、监造、配送,又帮助客户制订供应链系统管理规划(路线图)、供应方案、外包合同,使自己尽快成为客户的采购管理顾问和质量、成本、进度管理专家。只有做到专,才能实现精、特、新。只有在供应链管理体系上比客户更加专业化,招标代理企业才会赢得客户信任,开辟一条在投资建设领域之外的更加广阔的服务外包市场。

  来源:《招标采购管理》   (作者单位:姜立聪,沈阳招标中心;初丽微,沈阳航空航天大学)